第一章 总 则
第一条 为加强学校重大活动和突发事件档案科学管理和利用，确保学校重大活动和突发事件档案的完整和安全，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《河南省重大活动档案管理办法（试行）》等法律、法规和规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动，是指在商丘师范学院校园内外发生的，商丘师范学院组织、承办、参与的，具有重大意义或者重要影响的会议、赛事、纪念、庆典等大型活动。本办法所称突发事件，是指突然发生，对学校造成或可能造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。
第三条 本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的具有保存价值的各种纸质文件、电子文件、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第四条 重大活动和突发事件档案工作应当运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平。
第二章 归档范围
第五条 重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。应归档事项清单包括但不限于以下范围：
（一）省部级以上党和政府领导人、部门负责人及省、市主要领导来我校视察、指导工作形成的资料；
（二）学校党政主要领导在重要出国访问、考察及重大外事活动中形成的资料；
（三）国内外有重大影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等来校访问形成的资料；
（四）学校在重要国际交流活动中形成的资料；
（五）由我校举办或在我校召开的在省内外有较大影响的各种重要会议或活动中形成的资料；
（六）学校举办的重大庆典和纪念活动中形成的资料；
（七）重点工程项目开工、奠基、竣工典礼、揭牌仪式中形成的资料；
（八）涉及全校的重大专项工作，在申报、评估、验收中形成的资料；
（九）由学校组织的或代表学校参加的国际性、全国性竞赛、会展等各项活动中形成的资料；
（十）解决重大纠纷中形成的资料；
（十一）应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等活动中形成的资料；
（十二）其它具有重大影响的活动中形成的资料。
第六条 责任部门应当将重大活动和突发事件中下列内容纳入归档范围，做到应收尽收、应归尽归：
（一）领导的指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议材料、简报、总结、宣传报道、大事记、奖惩材料等各种纸质文件材料及其电子文件；
（二）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息等各类电子数据信息；
（三）录音带、录像带、光盘、磁盘、照片(含电子版)、胶片及其文字说明材料；
（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括印章、题词、纪念册、纪念章、活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗、牌匾等；
（五）其它具有保存价值的材料等。
第三章 归档要求
第七条 某单位独立举办或承办重大活动的，归档材料由该单位负责收集、整理；两个及其以上单位联合举办重大活动的，由牵头单位负责收集、整理；临时组织机构举办、承办重大活动的，由临时组织机构负责收集、整理。
第八条 归档工作责任单位应明确重大活动和突发事件档案工作负责人和承办人。
第九条 重大活动和突发事件档案管理实行登记制度，具体方法和要求如下：
（一）承办单位在活动项目或突发事件应急预案确定后一周内，通知档案馆并填写《商丘师范学院重大活动档案管理登记表》或《商丘师范学院突发事件档案管理登记表》。
（二）档案馆收到《商丘师范学院重大活动档案管理登记表》或《商丘师范学院突发事件档案管理登记表》后，应及时制定接收档案计划，并指导重大活动档案的收集、整理和移交工作。
第十条 档案移交应在活动结束之日起3个月内完成，临时组织机构应在停止办公之前向档案馆移交档案。因特殊情况延期移交的，须向档案馆报备。
第十一条 承办单位因工作需要可以保留重大活动、突发事件档案的副本或者复印件。
第三章 档案的保管、利用
第十二条 重大活动和突发事件档案的管理应当遵循统一领导、集中管理、有效利用的原则。
第十三条 学校档案馆应将重大活动和突发事件档案设立单独门类保存。
第十四条 查阅归档的重大活动和突发事件类档案，须严格遵守档案利用规定，持单位介绍信、有效身份证件、档案利用审批表等材料，办理查阅手续。
第十五条 为确保档案的安全与完整，重大活动和突发事件档案原则上不外借。确需外借重大活动和突发事件档案时，外借单位须按档案管理规定，持有效身份证件、单位介绍信，填写档案利用审批表，办理外借手续。
第十六条 查阅重大活动和突发事件档案应当在档案馆指定的阅档室进行。严禁查阅人员在档案材料上涂改、圈划、批注，或抽取、撤换、折叠档案材料。
第四章 附 则
第十七条 本办法由档案馆负责解释。若国家或行业相关标准、规范、规定有新的变动，以变动后的内容为准。
第十八条 本办法自发布之日起施行。
