商丘师范学院实物档案管理办法

 第一章总则

第一条为加强学校实物档案的收集管理，充分发挥实物档案的作用，不断提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《河南省重大活动档案管理办法（试行）》等规定，制定本办法。

第二条本办法所称的实物档案，是指学校在各项活动中直接形成、获得、受赠或征集等得到的，对学校有纪念意义或收藏价值的特定物品。

第三条实物档案是纸质、电子和声像档案的重要补充，具有直观性和多样性特点，是反映学校各项事业发展的特殊载体记录，承载着特定的历史文化信息。

第四条实物档案属于学校固定资产，任何单位和个人在职务活动中形成的实物档案，必须纳入档案馆统一管理，任何单位或个人不得据为己有。学校鼓励个人捐赠档案。

第二章归档范围

第五条归档实物以学校各项活动直接形成和对外交往过程中获得的各类实物为重点，特别是学校发展历史上具有纪念意义或查考、研究、收藏价值的物品。

第六条归档实物范围根据以下原则确定。

（一）归档的各类实物，必须对学校具有凭证性和标志性作用，或具有纪念意义、收藏价值或永久保存价值。

（二）归档以学校名义形成或受赠的各类实物，必须归档原件。归档属于教职工生个人所有的重要实物，以原件为主，可以归档部分复制件或扫描件。

（三）归档的每件实物，必须同步归档实物照片及其附带的装具、收藏证书和相关文字说明，其他相关材料也应完整齐全，以保证实物档案的完整、准确和系统；

（四）大型活动形成的系列实物档案，必须遵循其自然形成规律，保持不同实物间的有机联系和成套性特点。

第七条实物档案归档范围：

（一）荣誉类实物。在省部级及其以上和国际性赛事或活动中，以学校名义获得，能够反映学校荣誉的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、绶带、荣誉册等。教职工生个人获得上述荣誉类实物应统一造册留存，征得本人同意后可将原件存放在学校档案馆保管。

（二）纪念类实物。学校、各学院和省部级及其以上教学或科研平台等使用过的牌、匾、奠基石等；学校各类活动制发的纪念品和重大活动使用过的会标等；学校处置报废的设施、仪器、设备、家具、教具、模型等实物中能够反映学校历史面貌，具有学校特色或标志性的实物；学校不同发展时期使用过的工作证、学生证、借书证、毕业证、学位证等证件样品；学校制发的校徽、旗帜、纪念证、纪念章、明信片等形象识别物品。

（三）印信类实物。学校及校内机构变更或撤消、合并失效的印章，包括各种经公安机关审批后制作的印章；学校历任校领导在工作中使用过的方章、签名用章等印信。

（四）人物类实物。省部级及其以上领导和社会知名人士等为学校的题词、题字、签名、绘画，或捐赠、移交给学校的各类书画作品、艺术品、收藏品等；学校历任校领导和著名专家教授、英模人物、知名人士等使用过的具有保存价值的用品、社交活动纪念品等；学校省部级及其以上党代表、人大代表、政协委员以及工代会、青代会、妇代会、团代会等代表的代表证原件或复制件。

（五）礼品类实物。学校在公务和外事活动中接受外单位、团体或个人赠送的具有保存价值的礼品；中外校友会和校友赠与母校的有保存价值的物品；社会组织和个人捐赠给学校的各类有纪念意义或收藏价值的物品等。

（六）其他类实物。学校使用过的珍贵古旧图书、教材和征集的其他校史资料；学校获得省部级及其以上奖励的实物；其他具有保存或收藏价值的实物。

第八条归档实物的材质主要涉及以下类别：

（一）金属类。包括金银器、铜器、铁器、锡器、合金器、金属币等。

（二）瓷器类。包括瓷器、陶器、紫砂器、砖瓦、玻璃器、泥塑等。

（三）玉石类。包括玉器、石器、宝石等。

（四）纸质类。包括书籍、字画、邮品、证书、证件等。

（五）纤维类。包括丝、毛、棉、麻、草等。

（六）木质类。包括木器、竹器、根雕、植物标本等。

（七）动物类。包括骨雕、牙雕、角雕、虫翅画、动物标本等。

（八）其他类。包括塑料制品、橡胶制品、仪器、设备等。第九条下列实物不属于归档范围：

（一）不能反映学校工作、活动，无收藏价值的实物；

（二）受赠的专业用品、设备器材等现阶段可以使用的礼品；

（三）受赠的大型奇石、石刻、雕塑等难以移动，用于校园景观的礼品；

（四）受赠的保存价值不大，可以用于互赠的各类实物；

（五）动植物类、食品类及其他生活消费品等不宜长期保存的实物。

第三章整理与归档

第十条学校实物档案实行处级单位归档制度。

第十一条实物均以件为单位进行整理，成套实物为一件。各归档单位应建立每件实物记录台帐。

第十二条归档实物的原包装物及其附带的文字说明、收藏证书等，应一并归档，以保持其基本原貌不变。

第十三条所有归档实物必须拍摄照片存档。平面类实物一般拍摄一张照片；立体实物应从正面、侧面、整体、细节、特征等不同角度拍照，以反映实物的全貌。实物照片按学校声像档案建档规范的要求整理、建档，若该实物的颁发、授牌、赠送、题写等活动已有声像档案，应与该声像档案一并整理、归档，且相关实物档案应与声像档案相互记录参见号。

第十四条各类归档实物均应编写文字说明。其中奖品类实物应说明获奖单位或获奖人、获奖时间、获奖名称及颁奖单位等；纪念类实物应说明物品名称、制发单位、制发时间、制发数量和主要用途等；印信类实物应附印模一式两份，并说明使用起止时间；人物类实物应说明人物姓名、物品名称、相关活动与事由等；礼品类实物应说明物品名称、接受时间、地点、事由、赠送单位或个人、接收单位或个人；其他类实物应说明物品名称、来源及实物其他相关信息。

第十五条每个自然年度或教学年度结束后，或专题性、成套性实物形成三个月后，各归档单位应及时完成各类实物档案的移交归档。

第十六条移交实物档案前，需经档案馆与归档单位双方共同审核和复检，合格后交接双方办理移交手续。移交手续一式两份，一份由归档单位保存，一份由档案馆保存。

第四章保管与利用

第十七条档案馆对学校各类归档实物档案进行统一保管并提供利用。

第十八条归档的实物档案皆须永久保管。

第十九条实物档案的借阅利用，应遵循档案馆的规定和程序，持有效身份证件、单位介绍信、查阅利用审批表等材料，办理利用手续。

第五章附则

第二十条本办法由学校档案馆负责解释。若国家或行业相关标准、规范、规定有新的变动，以变动后的内容为准。

第二十一条本办法自发布之日起施行。